Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

1. Konsep Sistem Manajemen Informasi Sebagai Sumber Daya
Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur,mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam melaksanakan tugasnya para manajemen memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda.perbedaan tersebut di sebabkan oleh periode waktu, tingkat ketidak disiplinanan, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk laporan. Salah satu jenis sumber daya utama dan termasuk dalam kategori sumber daya konseptual.

Jenis sumber daya lainya, dalam kategori sumber daya fisik yaitu :
 Manusia
 Material
 Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
 Uang
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui.

Manager memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut mulai dari memperoleh informasi dengan menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi.

Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
a) Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar atau kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM),closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

b) Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Ditinjau dari beberapa sudut pandang yaitu :
• Segi Teknik Manajemen.
File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu.untuk beberapa aplikasi, untuk corporate data files(diperlukan database sistem) Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

• Segi Pengelolaan Data.
Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

• Segi Asal Data.
Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasal dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal.

• Segi Jenis Data.
Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (Knowledge Systems or Expert Systems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifatInternal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi. Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication Based Information System).

• Infrastruktur
Adapun Infrastruktur yang digunakan akan bergerak berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.
• Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari Konsep jaringan setempat (Local Area Network – LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network – WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web. Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
• Peralatan yang Terhubung.
Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja seperti : telepon, fax. Sekarang bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen computer atau Microprocessor (Computer Based Equipment).




2. Pengguna Informasi Tingkat Manajemen Dan Area Fungsional Perusahaan

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control) dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Manajer berada pada semua jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen yaitu :
a) Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level) Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
b) Tingkat Pengendalian Manajemen (Management Control Level) Merupakan manajer tingkat menengah yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
c) Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level) Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Selain keberadaan manajer tersebut ada juga tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan.

Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang Fungsional Keuangan (Finance )
• Bidang Fungsional Jasa Informasi (Information Services)
• Bidang Fungsional Pemasaran (Marketing)
• Bidang Fungsional Sumberdaya Manusia (Human Resources)
• Bidang Fungsional Manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya.
Tugas Manajer secara umum:
a. Perencanaan (Planning )
b. Penataan atau Pengorganisasian (Organizing)
c. Penyusunan Staf (Staffing)
d. Pengarahan (Directing)
e. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan dalam waktu jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian yang mendasar seperti :

 Keahlian Komunikasi (Communication Skill)
Manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
 Keahlian Pemecahan Masalah (Problem Solving)
Sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis computer seperti :
 Mengerti Komputer
Istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer.
 Mengerti Informasi
Bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi.

3. Konsep Sistem, Data dan Informasi
• Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlah sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Misi Sistem Informasi adalah Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Tujuan Sistem Informasi adalah Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement).

• Data dan Informasi
Merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data atau The Plural Of Datum yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai.
Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolahan informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non computer atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.
4. Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Telekomunikasi.
Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
• Fokus Awal Pada DATA (Electronic Data Processing / EDP )
Didukung dengan munculnya Punched Card dan Key driven Book Keeping Machines pada perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya dan Aplikasi yang digunakan yaitu Sistem Informasi Akuntasi (SIA).

• Fokus Baru Pada Informasi (Management Information System / MIS)
Seiring dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

• Fokus Revisi Pada Pengambilan Keputusan (Decision Support System / DSS) Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

• Fokus Sekarang Pada Komunikasi (Office Automation / AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (Teleconference), Voice Mail, e-mail (Surat Elektronik), Electronic Calendaring, Facsimile Transmission dan Desktop Publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (Virtual Office).

• Fokus Potensial Pada Konsultasi (Artificial Intelligence atau Expert System(AI/ES) Dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (Knowledge Bases Systems)

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni : SIA, SIM, DSS, Kantor Virtual dan Sistem Berbasis Pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System).
Information Specialist adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer.

Terdapat 5 golongan utama Spesialis Informasi yaitu :
 System Analyst
System Analyst bekerjasama dengan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis computer.

 Database Administrator
Database Administrator bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.

 Network Specialist
Spesialis Jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

 Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

 Operator
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (Missal Mainframe atau pun Mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.







5. Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
• End User Computing adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri (user).
Perkembangan metode ini didukung oleh :
 Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer.
 Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia.
 Perangkat keras yang harganya semakin murah.
 Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

• Justifikasi dan Pengembangan CBIS
Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.
Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. Nilai sebuah informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu adalah hal yang nyaris mustahil.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.
CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama managerlah yang bertanggungjawab pada setiap tahap siklus hidup sistem.